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Teil 6: Zeitmanagement

The End...

So! Die Zeitmanagement-Serie ist am Ende angelangt. Jetzt heißt es probieren, lernen und anpassen. Und ganz wichtig: Nicht aufgeben und den Mut verlieren. Veränderungen brauchen Zeit und Kraft - ihr werdet sehen es lohnt sich zu investieren. In diesem Sinne...


Bildquelle: http://www.quotessays.com/motivation.html

Teil 5: Zeitmanagement

Belohnung

Ihr habt es jetzt soweit geschafft - die Ziele sind gesetzt, die Aufgaben geplant und ihr habt das stumpfe Abarbeiten auch hinter euch. Was kommt jetzt? Natürlich dass, was uns dazu motiviert weiter zu machen: Die Belohnung.


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Teil 4: Zeitmanagement

Klares Abarbeiten

Zuerst die schlechte Nachricht: Klares Abarbeiten bedeutet klares Abarbeiten. Ihr müsst also den inneren Schweinehund so richtig in die Mängel nehmen, anstatt euch von ihm ablenken lassen, denn eins ist klar: Der will nur spielen!


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Teil 3: Zeitmanagement

To Do's auflisten / Prioritäten setzen

Ihr habt eure Ziele definiert und eure Zeit entsprechend eingeplant. Jetzt geht es darum Checklisten mit euren Aufgaben zu erstellen und Prioritäten zu setzen.

Das Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip besagt, dass mit 20% der Aufgaben 80% der Wirkung erzielt werden kann. So kann z.B. mit 20% der Kunden 80% des Umsatzes erzielt werden.

 

Was heißt dass nun konkret für das Zeitmanagement?

Wir müssen die 20% unserer Aufgaben ausfindig machen, die eine große Wirkung auf unsere definierten Ziele haben. Das bedeutet aber auch im Umkehrschluss, sich erst einmal von den 80% weniger wichtigen Aufgaben zu distanzieren und den Fokus allein auf die 20% zu legen.

Ein weiteres Werkzeug, das euch dabei behilflich sein wird, ist das Eisenhower-Prinzip.

Das Eisenhower-Prinzip
Dieses Prinzip unterteilt Aufgaben in vier verschiedene Kategorien.

A-Aufgaben: Wichtig und dringend
Diese Aufgaben gehen wir sofort an, da diese eilen uns besonders wichtig sind.

 

B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend
Diese Aufgaben übertragen wir in unseren Zeitplaner und nehmen uns dafür später Zeit.

 

C-Aufgaben: Unwichtig, aber dringend
Diese Aufgaben müssen direkt erledigt werden, aber nicht essentiell von uns selber. Möglicherweise kommen Kollegen oder Mitarbeiter dafür in Frage.

 

D-Aufgaben: Unwichtig und nicht dringend
Diese Aufgaben delegieren wir direkt an den Papierkorb, weil sie uns langfristig nicht weiterbringen werden.

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Teil 2: Zeitmanagement

Planen, planen, planen!

Macht euch im Vorfeld Gedanken, wie ihr euren Tag strukturieren möchtet. Als Formel lässt sich die 60/40-Regel ganz gut merken:

 

60% des Tages/der Arbeitszeit fest für bestimmte Tätigkeiten verplanen.

 

40% für Unvorhergesehenes reservieren - denn dass etwas Unvorhergesehenes auf euch zukommen wird, ist so sicher, wie der tägliche Sonnenuntergang.

 

Stellt ihr nun fest, dass euer Tag für die geplanten Projekte/Tätigkeiten nicht ausreicht, solltet ihr weder in motiviertes Multi-Tasking verfallen, noch die Pufferzeit für Unvorhergesehenes reduzieren. Beides ist fatal und wird euch nur in wilden Aktionismus treiben.

 

Stattdessen müsst ihr prioisieren! Wie ihr das macht, erfahrt ihr im nächsten Beitrag und so lange heißt es: Planen, planen, planen!

Teil 1: Zeitmanagement

Bei der Zieldefinition hat sich die SMART-Formel bewährt:
S:pezifisch
M:essbar
A:ttraktiv
R:ealistisch
T:erminiert

Spezifisch
Ziele müssen eindeutig definiert sein. Was genau soll erreicht werden? Wie soll das Ergebnis aussehen? Versucht dabei so genau wie möglich zu sein.

z.B.: Ich werde am 09.09.2015 an dem Halbmarathon in Musterstadt teilnehmen.

Messbar
Ziele müssen messbar sein, also auf welche Weise, wie häufig, wie exakt kann gemessen werden?

z.B.: Ich möchte meine Bestzeit an diesem Marathon um 3 Minuten unterbieten.

Attraktiv
Ziele müssen so formuliert sein, dass sie euch anspornen und motivieren.

z.B.: Bis zum Marathon werde ich 2,5 kg durch kontinuierliches Training verlieren.


Realistisch
Ziele müssen trotz aller Motivation immer noch realistisch bleiben. Berücksichtigt dabei eure Fähigkeiten, die zur Verfügung stehenden Mittel und die gegebenen Umstände.
z.B.: Als Vorbereitung werde ich 2-3x die Woche laufen gehen und meine Ernährung gesünder gestalten.

Terminiert
Ganz zum Schluss ist ein definierter Zeitrahmen wichtig. Bis wann soll das Ziel erreicht sein?

z.B.: Bis zum 08.09.2015 werde ich meine Vorbereitungen abgeschlossen haben, um dann an dem Marathon am 09.09.2015 teilzunehmen.
 
Und denkt dran:
Visualisiert eure Zielerreichung, denn eine reine Darstellung von Tatsachen und Fakten fördert die Zielerreichung weniger.

Zeitmanagement

"Es ist Unsinn Zeit managen zu wollen. Das Beste was wir tun können, ist unser Verhalten zu verändern."

Gerade weil wir bei dem Thema Zeitmanagement an unserer Wahrnehmung und an unserer Einstellung etwas verändern müssen, stellt sich Zeitmanagement als hartnäckige Herausforderung dar, für welche es kein einheitliches Rezept gibt.

Kein Grund zu verzweifeln, denn ein 1x1 für alle Veränderungswilligen gibt es trotzdem:

1. Ziele definieren
2. Planen, planen, planen
3. To Do' auflisten / Prioritäten setzen
4. Klares Abarbeiten
5. Belohung

Was nun konkret hinter den einzelnen Punkten steckt, beschreibe ich euch hier in der kommenden Zeitmanagement-Folge - bleibt also dran!

Bildquelle: http://fc-foto.de/33031662